会议管理：组织筹备、会中服务、主持会议

01 组织筹备

02 会中服务

03 主持会议

1 组织筹备

会议的组织筹备是会议管理的第一步，是开好会议的基本保证。会议的组织筹备主要包括：拟定会议名称、明确会议时间、选择开会地点、确定参会人员、安排议事日程、做好会场布置、发放会议通知、与会人员报名和报道等。

1．拟定会议名称

任何会议的名称均应与会议的内容相符，并确保妥帖恰当。通常情况下，综合部可通过以下三种方式拟定会议名称，如下。

第1种方式

使用“通称”确定会议名称。如：“例会”、“年会”等

第2种方式

用组织名称代替会议名称，如“董事会第××次会议”、“财务部工作总结会议”等

第3种方式

根据会议内容确定会议名称，如“新员工入职工作座谈会”、“××项目启动会”等

2．明确参会人员

合理的选择参会人员，不仅有利于节省企业的人力资源，提高会议效率，还能够降低企业的经济负担，因此，在会议管理过程中，必须慎重选择参会人员。综合部在选择参会人员时，必须考虑以下因素，如下。

选择参会人员应考虑的因素

3．明确会议时间

综合部在确定会议的召开时间时，应本着“宜短不宜长”的原则，根据会议的内容、参会人员特点等因素综合确定。选择会议时间应注意下问题。

① 考虑参会人员中关键人物的最佳时间，确保关键人物可以准时参加会议，并能够集中精力开好会议。

② 避免影响企业正常经营活动和运行秩序，防范因会议影响企业的效益或效率。

③ 把握好开会时机，优先召开时效性强、酝酿成熟的会议；时效性差，或需要酝酿较长时间的会议，可以拖后召开。

4．选择开会地点

会议地点选择的恰当与否，会在很大程度上影响会议质量。因此，为有效实现会议目标，综合部在开会地点的选择上应考虑以下条件，如下。

选择开会地点应考虑的因素

5．安排议事日程

会议的议事日程是指会议期间，各项议事和活动的程序。具体包括：会议内容、讨论事项、会议参加人员、会议各事项的时间安排等。

（1）拟定议事日程应考虑的要点

综合部在安排议事日程时必须考虑以下要点，详情如下。

1. 重要的、紧急的事项，应优先列在整个议事日程的前项

2. 议事日程安排不必太复杂，安排内容不必过多

3. 如果会议很重要或议事日程复杂，则应给出会议参加者建议

4. 与议事日程有关的会议资料也应提前发放，以减少会议时间

5. 会议持续2小时以上的，应考虑在会议期间安排休息

6. 议事日程应在会议前几天交给参会人员，以便其做好准备

（2）议事日程范例

以下提供了××公司××会议议程安排表，供读者学习和参考。

××会议议程安排

会议时间： 年 月 日9：30～17:00

会议地点：××公司三楼会议室

会议人员：总公司高层管理人员、分公司经理级以上人员。

会议日程安排：

20 年 月 日

××公司综合部

6．做好会场布置

会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排、会议用品设备的调配等工作。综合部在进行会场布置时，应严格按照以下要求进行操作。

会场布置相关工作要求

7．发放会议通知

会议决定召开，就应及早发放会议通知。除部门内部日常工作会议外，对于大中型会议均应发放书面通知，避免因口头通知或书面通知造成差错。

（1）会议通知的撰写要素

完整的会议通知应具备：会议名称，会议内容或议程，会议召开的时间、地点、参加人员、报道时间等要素。会议参加人员应携带的文件资料及其他特殊要求（如回执要求）也应被写入。

（2）会议通知的撰写要求

会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。具体的撰写要求如下。

要求1

文字表达清楚、明白，无歧义产生；内容要全面、周到，无遗漏项目

要求2

对于参加会议的人员范围、职务等信息要写明白，切忌含糊不清

要求3

根据需要，可在正式通知之前先发预备通知，以确保参会人员（尤其是重要岗位工人员）提前安排好工作

要求4

通知的正文下方要注明联系电话、联系人姓名，有些通知需加盖公章，并提醒参会人员协调需要的材料

要求5

会议通知的信封应注明“会议通知”，并标注通知送到日期，以避免误事

要求6

会议通知发出后，应跟踪参会人员（尤其是会议的关键人员）是否收到，能够能够正常出席

8．会前审核

在召开会议前，综合部相关工作人员应审核会签筹备工作状况，以免出现纰漏。下面提供了一份会前审核常用的表单，供读者参考

会前审核单

2 会中服务

会中服务项目包括：会议签到、引导座位、分发会议文件、维持会场秩序等。会中服务的好坏将直接影响到会议的效率。

1．会议签到

为了能够及时、准确的统计到会人数，做好会议安排，综合部应在召开会议前，做好会议签到工作。会议签到的方式主要包含如下所示的5种。

簿式签到

◆ 会议工作人员预先准备好签到簿（签到簿上的内容包含：姓名、所在部门、职务等），参会人员按要求逐项填写，表示到会

◆ 优点：利于保存、便于查找

◆ 缺点：对于参会人数较多的大中型会议不适合

工作人员代为签到

◆ 会议工作人员预先制定好参加会议人员的花名册，参会人员到场后，由工作人员在花名册后画上记号，表示到会；缺席或请假人员要用其他的记号表示；如用“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“○”表示请假

◆ 优点：操作简单

◆ 缺点：需要工作人员了解参会人员，仅适用于小型会议

证卡签到

◆ 会议工作人员先将印好的证卡（证卡上一般印有：会议名称、日期、座次号、编号等）发给参会人员，参会人员进入会场时将证卡交给工作人员，表示到会

◆ 优点：操作便利，多适用于大中型会议

◆ 缺点：存在较高的成本费用，且不利于保存查找

座次表签到

◆ 会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，并在座位上按要求添上参会人员姓名和座位编号，参会人员到会时在座位表上消号，表示出席

◆ 优点：能够起到引导的效果

◆ 缺点：很多人集中到会时，容易引起混乱

2．引导座位

召开小型会议时，参会人员一般都有自己的习惯座位。但召开大中型会议时，为方便参会人员尽快入座，维护会场秩序，一般需要引导座位。为减轻工作人员的负担，可通过在会场上设立标记，在签到证卡上注明座次号等方式，引导参会人员找到自己的座次。

3．分发会议文件

会议相关文件资料，一般在会前发放到参会人员手中。分发会议相关文件资料的方式主要有以下3种。

① 工作人员站在会场入口处，在参会人员进入会场时发放给参会人员。

② 在开会之前，按要求在每位参会者的座位上摆放一份文件资料。

③ 在开会过程中，由综合部管理者指派几名工作人员，每人负责规定区域文件资料的分发和收退。

4．维持会场秩序

在会议召开期间，综合部应组织做好会场秩序维护工作。如：制止与会议无关的人员进入会场、制止和调解会议过程中纠纷，保证会议安全等。

5．其他服务工作

为保证会议顺利进行，综合部相关工作人员还应根据会议需要，认真做好会议的其他服务工作。具体的服务内容主要包括以下6项，如下。

生活服务

妥善安排好参会人员的饮用水、住宿、就餐等事项

交通服务

根据会议需要，做好车辆调度、租车管理、以及驾驶员管理等工作

通信服务

保证会议所用电话、网络、数据通信电路等畅通无阻

卫生服务

专人负责卫生清洁工作，确保会场环境清洁、舒适

摄影留念服务

根据会议性质，确定摄影范围和参加范围，并妥善保管摄影资料

文体活动服务

可根据会议性质，适当安排一些文体活动，以调节会议气氛

3 主持会议

企业每个会议的成功召开，都需要主持人指导进行。对于会议的主持人员而言，每次会议最重要的任务就是确休会议顺利进行，成功结束。

1．安排发言

在召开会议之前，未明确发言人员和发言题目的，会议主持人在说明会议的目的、议程后，需根据会议进展情况，安排相关参会人员发言。在安排发言过程中应注意下以下问题。

① 在安排发言过程中，应注意地区、部门之间的平衡，以确保参会人员能够更快捷、更准确的了解全面情况。

② 安排符合会议精神的主题，但也要避免发言内容的过分重复。

③ 多议题会议的安排次序应科学合理，需要大家开动脑筋，几种献计献策的议题通常放在会议前半部分时间进行。

④ 同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳，以保持与会者的注意力。

⑤ 主持人在会议期间应避免同其他参会人员发生争论，不能在决议之前发表倾向任何一方的意见，不能强迫他人接受自己的意见。

⑥ 对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的参会人员，主持人可以用提问法让他参与讨论，提示其发言。

2．处理僵局

会议召开过程中如发生僵局，需要主持人保持镇静，并及时采取各种方法和措施打破僵局，确保会议的顺利召开。图4-6提供了部分僵局的处理办法，供读者参考。

参会人员陷入缄默处理办法

⊕ 明确参会人员想法

⊕ 询问参会人员是否不清楚观点或问题

⊕ 确保个人的行为举止不会引起问题

⊕ 分成小组，以鼓励更多的参与

参会人员不能正视问题的处理办法

⊕ 要求发言人明确界定问题

⊕ 了解该问题存在多长时间了，谁涉及了该问题，后果是什么

⊕ 强调不会惩罚出头者并遵守诺言

参会人员之间冲突的处理办法

把该观点写在白标上让参会人员知道您已理解了他们的想法；当还有人重复时，指着白板说该问题我们已了解，是否还有补充？

参会人员不断重复个人观点的处理办法

⊕ 对争吵予以制止

⊕ 让人员知道有激情是可以的，但不能控制自己情绪的人应在会外解决问题

⊕ 重申已达成一致的行为规则

3．结束会议

当会议所有目标完成、会议时间用完、会议无法取得进展时，主持人可宣布结束会议。在会议结束时，主持人应完成以下工作。

① 简要总结本次会议所有已完成的事项、要点或决定。

② 明确下一步的计划，强调行动方案。

③ 强调每个人观点和想法的重要性。

④ 对参会人员和会议组织管理部门表示感谢。

⑤ 协助完成会议评估工作。

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