会议的十大要素

一、目的：关于会议的目标以及会议对于组织者、参与者价值的阐述。

它要回答的问题是：为什么要举办该会议?它对于组织者、参与者有什么意义?

要点提示：

1)会议的目的与意义

2)会议对于参与者的价值

二、内容：会议参与者从会议当中获得的有价值信息的总和。

它要回答的问题是：对于不同类型参与者，他们从会议中获得的有价值的信息是什么?

要点提示：

1)主题、议题、话题等

2)嘉宾、演讲人、主持人、观点分享者等

3)研究报告、数据、论文、视频、招贴等

4)市场信息、用户或客户相关信息等

三、形式：会议价值及内容传递给参与者的途径和方式。

它要回答的问题是：会议参与者如何获得会议的内容?他们如何得到会议带给他们的价值?

要点提示：

1)活动：培训、论坛、圆桌会、讨论会、对话、展览、沙龙、酒会、洽谈会、考察等

2)数据文件：论文集、研究报告与数据资料的印刷版或数字版、图像资料等

四、角色：会议参与的机构、个人及其在会议中发挥作用的方式。

它要回答的问题是：谁是会议的组织者和参与者?它们在会议的价值互动中分别扮演什么角色?

要点提示：

1)主办、承办、协办、支持等

2)参展商、参会者、赞助商、嘉宾等

3)第三方外包服务商、供应商

4)媒体

5)其他

五、时间：会议的节奏、时长、流程等。

它要回答的问题是：会议举办的周期、时间节点安排、流程设计等如何?

要点提示：

1)会议举办的周期，比如季度会、年会、双年会等

2)会期

3)会务相关的时间安排：注册、报到、交通、接送、入住、用餐、离店等

4)日程安排及流程规划

5)其它需要参与者了解的时间信息

六、地点：会议目的地、会议展开的空间及其场景特征。

它要回答的问题是：会议选择什么目的地、什么场所举行?会议场所及举办空间有何特点?

要点提示：

1)目的地：国家、城市、区域、会奖旅游综合体等

2)场所：会议/会展中心、酒店、特色场地等

3)会议及活动空间：宴会厅、会议室、报告厅、圆桌会议厅以及博物馆、艺术中心、剧院、咖啡厅、草坪、湖畔等

4)其它需要特殊营造的会议及活动空间

七、活动：会议的主要模块构成及其特点。

它要回答的问题是：会议主要有哪些活动安排?它们都有何价值?如何参与?

要点提示：

1)活动：欢迎酒会、会前会、领导会见、开幕会议、讨论会、茶歇、晚会、颁奖典礼、仪式、考察、分组讨论、演出、团建、旅游等

2)会议中的某个环节：开幕秀、抽奖、仪式、互动、调研等

3)活动的价值

4)参与方式

八、运行管理及服务：会议运作管理及服务的模式及其特点。

它要回答的问题是：会议是如何运作管理的?这种运作管理方式的要点是什么?会议的执行及服务采取的是哪种方式，是委托第三方还是由组织者自己来完成?会务组的职责是什么?会议运行管理及服务的效率和质量如何控制?

要点提示：

1)运营管理的主要方式：专业团队运作、委托第三方专业机构(PCO)

2)执行与服务完成的主要方式：委托目的地管理公司(DMC)模式、专业团队主导模式等

3)运行管理及服务技术工具：注册、缴费、管理、互动、服务、流程控制、分享等

4)现场视听设备及技术：视听、翻译、影像、直播、视频、速记、互动等

5)合作伙伴管理：PCO、DMC、供应商、赞助商等

6)会务组的构成与职责范围

7)其他相关事宜

九、信息交互与传播：会议招募信息、交互信息、宣传信息等的传递方式及其特点。

它要回答的问题是：如何让潜在参与者获得会议信息?如何与潜在参与者、会议代表形成高效互动?会议传播的方式及策略?

要点提示：

1)会前：会议的品牌传播、招募信息传播

2)会中：组织者与参与者的信息互动、参与者之间的信息互动、会议的品牌传播、会议内容信息的传播、参与者群体的自媒体传播等

3)会后：组织者与参与者的互动、会议的品牌传播等

十、经费：会议经费的来源、获取方式、支出原则及要求。

它要回答的问题是：会议经费从哪儿来?如何获得这些经费?最终获得的经费数额与会议的效果是何关系?会议开支的原则是什么?有何具体要求?谁来管控和审定会议开支?

要点提示：

1)经费来源的三种主要途径：财政资金、组织者全额承担与参与者群体承担等。参与者群体承担的具体体现方式主要有：参会费、展览费、推广费、赞助费及其它资助等

2)会议开支的原则与策略

3)会后财务报告

4)其它

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