从主场外交活动看会议对于组织者的价值

　　大家都知道，我国这些年举办的国际会议和活动越来越多，影响力也越来越大。仅2018年一年，中国主导的主场外交活动就有四场，包括博鳌亚洲论坛、上合组织峰会、中非合作论坛和国际进口博览会。为了办好这些会议和活动，中央政府及相关的地方政府可以说是费尽了心思，人力、财力、物力都往这边倾斜。要问，中国为什么要花这么大力气举办这些活动呢?你很可能会回答：中国经济实力增强了，有能力来举办这些活动。再问，有经济实力就一定要举办会议活动吗?经济实力与会议活动之间到底是一种什么关系?

　　有一位专家对这个问题分析得很透。在他看来，每一个活动都对应着一个重要意义：博鳌亚洲论坛——发出中国强音，上合组织峰会——发挥中国作用，中非合作论坛——展现中国责任，国际进口博览会——凸显中国贡献。合在一起是什么呢?凸显中国元素。如何通过会议活动的方式来达到这个目的呢?就是通过主导会议的议程、话语权、邀请权、利益交换权等，来引导国际规则制定、传播中国理念和价值观、增强国际战略自由度。没错，中国经济实力快速增长，而原有的由美欧主导的国际规则已不能适应中国国际国内发展的需要了，因而有必要根据现今中国的发展思路，来重新制定规则。这些主场外交活动就是在这种背景下产生了。从会议价值的角度看，这就是会议组织者通过举办会议和活动，来构建新规则，重塑话语权。有人会说，政府间的国际会议是这样，其他会议可能不一样吧?实际上，所有会议的原理都是相同的，只是由于参与的机构、个人的影响力层级不同，重建规则、重塑话语权的“分量”存在差异而已。

　　就拿国际行业协会来说吧。国际上有数万家各种类型的国际行业协会和学术组织，但这些组织的绝大部分都掌握在欧美发达国家手里面，中国掌握主动权的基本没有，尤其是一些重要的行业和领域。不能主导，就意味着没有规则制定权和话语权。比如中国的高科技企业，虽然技术已经比较先进，可在国际竞争中很难获得与西方同类企业相同的待遇，这就与中国在相关行业组织及其活动中的话语权有直接关系。从会议市场而言，全球每年举办的国际会议超过一万个，而来我们国家的只有区区三百多个，只占总量的两三个百分点。这也与中国作为世界大国的地位很不相匹配。那怎么办呢?通过创办会议，就可以建立新的组织，构建自己的话语权平台。

　　企业的会议活动也是一样——知名企业一般都有属于自己的会议活动，用以建圈子、定规则、树形象。马云的云栖大会、淘宝造物节等活动，就有很大的影响力，这些活动的成功举办对于阿里巴巴的战略发展和品牌形象提升十分有利。

　　大会是这样，小会的道理也相同。在一个企业、机构内部，一般而言，不同部门、不同群体主导的会议，都会倾向于制定出有利于自身利益的方案。

　　综上所述，会议对于组织者的价值是显而易见的：通过主导会议的议程、参与者、利益分配方案等，来达到排座次、定规则、行使话语权的目的。不过，这只是会议对于组织者的价值体现方式之一，而且这种体现效果往往不能放在桌面上。比如，你不能直接跟人说：你来参会吧，这里我说了算，到时候我给你好处。这种价值是放在“桌面”下面的，尽管人们都心照不宣。因此，我们不妨把会议带给组织者的这类价值叫做“隐性价值”。那么，除了这里说的“隐性价值”之外，会议带给组织者的更多的还是“桌面上”的价值——就是会议作为工具、平台的基本价值。

　　总的来说，会议对于组织机构的基本价值主要表现在三个方面，即管理、运营和服务。

　　管理。所有机构，包括政府、协会和企业，都是由人组成的，只要有人在一起工作，就需要管理和协调，而会议又是开展管理和协调工作的核心手段之一。实际上，我们每天在办公室召开的大多数会议都与此有关。有人说中国人爱开会，我看这话不一定对。中国有十三亿人，不仅有庞大的政府机构，还有很多行业协会以及数量更多的各种类型的企业，每天有多少事情需要用会议的方式来解决，简单一想就知道，这个数字一定小不了。相对于中国，美国在会议方面可以说是有过之而无不及——他们每年的人均会议数量、参会频次、花费金额等，都远在中国之上。当然，我不是说，中国召开的所有会议都是有价值的，效率也很高，我只是说，在会议作为管理和协调工具这一方面，没有本质的国别差异。

　　与协会、企业相比，政府通过会议手段来行事管理与协调职能的必要性更大。庞大的国家、数以百万计的公务员群体，这些条件足以使得中国的政府会议数量成为全球第一。

　　运营与服务。运营和服务是协会、企业开展工作的主要手段之一，开展这方面的工作同样离不开会议和活动。

　　协会类机构是为行业和专业群体服务的，它们没有财政拨款，而会议、展览、活动等就是其收入的主要来源。当然，会议和活动也是他们为会员服务的一种有效方式。因此，会议和活动办得怎样，往往是判断一个协会运营管理能力的一个重要指标。从全球范围看，美国的协会是最牛的：数量多、规模大、管理好、收益高。换句话说，美国协会的会议运营管理能力也是全球最棒的。

　　近些年新出现的社群、联盟等社交性群体组织，从本质上讲也是协会类机构的一个组成部分，只不过不像经过注册的协会那么正式罢了。当然，这类群体组织也需要会议和活动。很多迹象表明，中国有些社群、联盟性机构已经进化得比较成熟，它们的会议和活动已经在行业或领域内享有了很高的声誉。

　　在协会举办的会议类型当中，会员年会通常是该协会会议中规模最大、影响力最高的会议。一般而言，协会年会是该行业或领域中最有影响力的综合性平台，是业内企业和从业者学习培训、交流经验、洽谈合作等的重要场合。

　　与协会的数量相比，企业的数量不知道要多上多少倍，因而企业举办的会议和活动的数量也一定是最多的。会议市场的数据表明：在全国五星级以上酒店和专业会议中心的会议业务中，企业会议活动的贡献率达到了九成以上。企业会议及活动不仅数量多，消费高，专业化程度也是政府会议、协会会议没法比的：在全国数以万计的专业会议、活动服务企业当中，大约有九成都是为企业提供服务的。

　　企业会议活动大致有以下两个特点：

　　一是大型企业、品牌型企业更重视会议和活动，它们愿意在会议和活动上投入更多人力和财力，当然也愿意花费更多的资金，把会议活动做得更出色。

　　二是不同行业企业在会议和活动方面投入的力度也有较大差异。一般而言，医药、汽车、快消、IT与互联网、金融、奢侈品等行业投入更多，它们在会议和活动方面的花费占总收入的比例大约为2-5%，而制造业、服务业的投入占比相对较低。

　　企业的会议活动，除了日常工作性的之外，主要有以下两个方面：

　　一是面向内部员工的会议和活动：企业年会、董事会、管理层会议、培训会、技术会议、团建活动、奖励旅游活动等;

　　二是面向市场和客户的会议和活动：营销活动、发布会、渠道会议、品牌会议、客户答谢会、经销商及代理商会议等。

　　会议，这种人类群体面对面的主要方式之一，伴随着人类社会的产生而产生，又随着社会经济的增长而不断发展变化，它们一方面作为工具为组织机构的良好运转发挥积极作用，另一方面又有可能进化成一个影响力巨大的综合性平台，而这个平台又会反过来促进该组织机构在更高的层面上寻求更大的发展空间。

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